Marcus Carvalho Fonseca – agosto de 2023
APRESENTAÇÃO
TenhoParkinson (www.tenhoparkinson.com.br) é uma iniciativa cujo objetivo é disseminar informação relevante sobre a doença de Parkinson (DP).
Os textos desenvolvidos pela TenhoParkinson são apresentados em linguagem coloquial visando atender todo o conjunto de pessoas com interesse na DP (pacientes, cuidadores, familiares e estudantes e profissionais da área da saúde). O objetivo maior é fazer com que esses grupos de pessoas se interessem cada vez mais por conhecer a doença na perspectiva de quem também é uma pessoa com DP.
É importante ressaltar que não sou profissional da área da saúde. Portanto, não utilize de forma alguma nenhuma parte do conteúdo para automedicação.
Os conteúdos apresentados são uma parte do conhecimento construído ao longo de anos sobre a doença de Parkinson, por meio de muitas conversas com outras pessoas com a doença e profissionais da saúde especializados, com pesquisas na internet, com a leitura de livros diversos e com a observação criteriosa dos diferentes ambientes onde realizei consultas, exames e terapias de reabilitação.
Este texto apresenta links para outros sites da Internet; foram tomados os cuidados possíveis para garantir a origem e a exatidão das informações técnicas apresentadas.
Foram utilizados também trechos adaptados de respostas obtidas no Chat GPT-4 da OpenAI. Esse modelo é capaz de responder perguntas, fornecer explicações detalhadas, gerar conteúdo original e até mesmo manter diálogos interativos com os usuários. Mais detalhes veja no link https://openai.com/gpt-4
Havendo dúvidas relativas a alguma informação técnica encontrada neste texto ou em outros disponíveis no nosso website, utilize o fale conosco ou consulte o profissional da saúde que o atende.
INTRODUÇÃO
Este texto foi elaborado visando oferecer subsídios complementares ao que foi conversado com terapeutas do Grupo de Estudos na doença de Parkinson – GEDOPA no dia 29 de junho de 2023. Na ocasião tratamos de aspectos relacionados com o planejamento operacional. Por isso, o escopo deste texto não aborda métodos para a elaboração de planejamento estratégico e análise da competitividade. Seu foco é essencialmente o planejamento operacional. Não se trata de colocar o planejamento operacional numa posição de maior relevância, apenas focar na demanda mais interessante para o grupo nesse momento. Apesar de ter sido elaborado com foco na área de fisioterapia, o presente texto se aplica a diferentes áreas de conhecimento da saúde.
Para o fisioterapeuta o planejamento operacional pode ser confundido com o plano terapêutico; no entanto, o segundo faz parte do primeiro. Após avaliação e diagnóstico, o fisioterapeuta pode elaborar um plano de tratamento personalizado, definindo metas terapêuticas, modos de intervenção, frequência e duração do tratamento. Mas não é só isso, a prática do planejamento é muito mais abrangente e está presente em muitas outras atividades da fisioterapia. Vamos discutir como e por quê. O primeiro passo é entendemos o que é planejamento e quais são suas principais tipologias e respectivos objetivos.
CONCEITO DE PLANEJAMENTO
No seu conceito mais abrangente, o planejamento é um processo sistemático e continuado que nos ajuda a lidar com as incertezas do futuro, apoiando os processos de tomada de decisões e definindo ações para a conquista de objetivos.
Podemos desdobrar este conceito para melhor entendimento, conforme a seguir:
- “processo sistemático” porque faz parte do sistema organizacional e constitui-se numa série de etapas ou atividades definidas e relacionadas entre si, que se repetem ao longo do tempo, com o objetivo de alcançar um resultado específico;
- “continuado”, ou sem fim, porque faz uso de retroalimentação constante (feedback) para prevenir e identificar desvios e suas causas básicas, corrigi-los, evitar sua reincidência e planejar novamente, se necessário;
- “que nos ajuda a lidar com as incertezas do futuro” porque faz uso de diversas técnicas para obter informações sobre possibilidades do futuro;
- “que apoia os processos de tomada de decisões” porque define referenciais, explicita critérios, orienta a ação e, por isso, facilita a tomada de decisão;
- “que define ações para a conquista de objetivos” porque possui uma fase de construção de intenções (premissas, diretrizes, objetivos e metas) e uma fase de execução de ações, que são definidas por um documento denominado plano de ação;
Suas principais tipologias são:
- estratégico ou operacional;
- curto ou longo prazo;
- de projetos ou de processos.
Para entendermos melhor, podemos recorrer à raiz do conceito, que é a definição de “estratégia”. Dentre dezenas de definições citadas na literatura, consideramos aquela relacionada com a construção do futuro de uma organização ou pessoa. Estratégia é futuro; é pensar no futuro; é pensar, definir e construir os melhores caminhos para se atingir esse estado futuro.
Sendo assim, podemos considerar o planejamento estratégico como um processo que envolve a definição de objetivos para o futuro da organização e a formulação de estratégias para alcançar esses objetivos.
Hoje o planejamento estratégico é uma das ferramentas mais utilizadas no meio empresarial. Lidar com as incertezas do futuro é o seu maior desafio e se constitui num assunto complexo e abrangente que envolve a participação de especialistas de diferentes áreas[1]. Apenas como estímulo à nossa curiosidade, imagine que iremos realizar um planejamento estratégico para um ambulatório de fisioterapia. Focando nos aspectos tecnológicos, ainda que de forma superficial, acho que todos concordam que a tecnologia continuará desempenhando um papel importante, com avanços como: realidade virtual/aumentada, inteligência artificial, gamificação, robótica e dispositivos vestíveis que serão cada vez mais integrados aos tratamentos fisioterapêuticos. Essas tecnologias poderão ajudar a melhorar a precisão do diagnóstico, a personalização do tratamento, a reabilitação virtual e o monitoramento remoto do paciente.
Esses itens deverão ser considerados no planejamento estratégico do ambulatório, lembrando sempre que não há determinismo, ou seja, o planejamento não prevê o futuro, mas nos ajuda a estar preparados para ele.
E o planejamento operacional, quais as suas características?
A principal característica de um plano operacional é sua natureza prática e detalhada que nos ajuda pensar, decidir e agir no curto prazo, no nível operacional. Ele delineia as ações específicas, os recursos necessários, os prazos e as responsabilidades para implementar as estratégias e atingir os resultados desejados.
Como classificação geral, o planejamento de longo prazo está associado à estratégia e o planejamento de curto prazo às operações da organização. Ambos podem ser utilizados para processos e projetos. A diferença básica entre um projeto e um processo está relacionada aos objetivos de cada um.
Um projeto é uma atividade temporária com início e fim definidos, conduzida para criar um produto, serviço ou resultado diferenciado. Ele é desenvolvido para alcançar objetivos específicos dentro de um prazo determinado. Os projetos têm metas claras e bem definidas, com o objetivo de criar algo, resolver um problema ou alcançar um resultado específico.
Exemplos: Construção de um prédio, desenvolvimento de um novo medicamento, lançamento de um produto, implantação de um ambulatório etc.
Um processo é uma série de atividades inter-relacionadas e contínuas que visam alcançar um resultado que se repete ao longo do tempo. Os processos não têm um fim definido, mas são executados de forma contínua para atingir objetivos em curso.
Os processos são implementados para melhorar a eficiência, a qualidade e a estabilidade das atividades repetitivas em uma organização. São padronizados e devem ser documentados para permitir a melhoria contínua das atividades ao longo do tempo.
Exemplos: processo de acolhimento de pacientes em um hospital, fabricação de um produto, processos de reabilitação etc.
Resumindo, um projeto é uma empreitada temporária, enquanto um processo é uma sequência contínua de atividades padronizadas e repetitivas ao longo do tempo
COMO ESTRATÉGIA E OPERAÇÃO SE COMPLEMENTAM?
Antes de tudo, tenha em mente que planejamento sem ação é uma iniciativa inócua, é perda de tempo! O plano de metas ou plano operacional é a ferramenta que vai nos ajudar a transformar a estratégia em ação. Em resumo, a estratégia estabelece a direção e os objetivos de longo prazo, enquanto a operação é responsável por implementar essas estratégias no nível prático. A colaboração eficaz entre essas duas áreas é crucial para o sucesso sustentado de uma organização.
A estratégia define os objetivos de longo prazo de uma organização, enquanto a operação se concentra em executar tarefas diárias para alcançar esses objetivos. Para uma execução eficaz as operações devem estar alinhadas com os objetivos estratégicos para garantir que cada ação realizada contribua para o cumprimento desses objetivos.
PLANEJAMENTO OPERACIONAL
É comum ouvirmos a frase: defina metas para alcançar resultados. Como já sabemos, as metas são mais detalhadas, mais específicas e mais próximas do contexto operacional das organizações, ou seja, de suas ações. Por isso, controlar seu atingimento é mais direto, o que implica em mais facilidade na verificação de resultados. A definição das metas deve considerar as seguintes premissas:
- que seja específica: significa que não haja ambiguidade que dificulte seu entendimento;
- que seja mensurável: significa definir métodos para medir e avaliar o progresso em relação aos objetivos. Isso permite ajustes se necessário;
- que seja temporal: significa que a meta deve estar associada a um prazo de execução.
- que seja definido quem é o responsável por cada tarefa e função. A atribuição de responsabilidades ajuda a garantir que todos saibam o que é esperado de cada um para executar as ações planejadas;
- Parte superior do formulário
- que seja viável na sua execução: significa que a meta deve ser viável de alcançar, considerando os recursos disponíveis pela organização.
AS DIFERENÇAS ENTRE OBJETIVOS E METAS
Um objetivo pode ser definido como um estado futuro (situação ou resultado) que se pretende atingir e se tem real possibilidade de fazê-lo.
Uma boa dose de estímulo e desafio deve ser colocada nos objetivos, ou seja, eles não devem ser pura e simplesmente uma continuação do que se vinha tentando fazer até então. É preciso cuidado, no entanto, para que não se descole da realidade, sonhando muito alto. Um objetivo é para ser acompanhado e cumprido; portanto, precisa ser desde a sua definição entendido e aceito como factível.
Uma vez definidos, os objetivos são desdobrados em metas, que são os marcos relevantes do plano de ação. Enquanto os objetivos têm uma grande abrangência, as metas deles desdobradas apresentam desafios mais específicos com prazo de execução e orçamento definidos. A abrangência refere-se ao nível de detalhe que determinada variável envolve. Veja o exemplo hipotético a seguir.
Um grupo de fisioterapeutas sócios da clínica FisioAAA, após a elaboração de uma análise de mercado e de um plano de negócio, decide implantar uma nova filial da Fisio AAA em um condomínio empresarial de alto nível integrado a um shopping center, na Barra da Tijuca, zona oeste da cidade do Rio de Janeiro. Sem dúvidas é um objetivo estratégico que necessita ser desdobrado em metas mais detalhadas. Vejamos:
Objetivo: implantar uma nova filial da FisioAAA;
O plano de ação neste caso é de um projeto.
Gestor do projeto: profissional capacitado para acompanhar a evolução das metas e o desempenho de cada um dos responsáveis por elas.
Definição das metas:
- Definir as premissas do projeto – práticas terapêuticas e sistemas de apoio – área mínima e infraestrutura necessária para as diferentes terapias;
- Procurar, avaliar e alugar imóvel para nova filial
- Elaborar projeto arquitetônico da clínica (móveis e equipamentos das práticas terapêuticas definidas – design de ambientes e iluminação)
- Elaborar projeto de climatização;
- Elaborar projeto de TI;
- Aprovar o projeto arquitetônico e descritivo das obras e registrar a clínica nos órgãos competentes;
- Contratar obras necessárias segundo projetos arquitetônico, de design, de TI, de iluminação e de climatização;
- Executar projetos de climatização, de TI e de iluminação; executar conforme cronograma das obras (meta 7);
- Comprar móveis e utensílios de acordo com projeto arquitetônico;
- Comprar e instalar equipamentos específicos para as práticas de fisioterapia e terapias complementares;
- Elaborar e executar plano de marketing para a clínica;
- Selecionar e contratar pessoal necessário;
- Realizar treinamento e capacitação da equipe;
- Iniciar operação da clínica.
Notas:
– como podem observar, um único objetivo foi desdobrado em 14 metas; esse número poderia ser maior ou menor dependendo do gestor do projeto que poderia julgar mais conveniente agregar ou desagregar algumas metas em função de interesses diversos;
– para compor o plano de ação o gestor do projeto atribui para cada meta o seu responsável pela execução, seu prazo de execução e os recursos necessários para sua realização.
– o exemplo apresentado é de um projeto de implantação de uma clínica, que tem início e fim. Uma vez concluída a meta 14, com o início de operações da clínica, o projeto é encerrado e passa a vigorar um novo plano operacional baseado nos processos permanentes.
Nessa altura você já deve estar pensando que a coisa é um pouco complexa, talvez meio complicada, que vai demandar muito do seu tempo, mas veja que a proposta não é essa. O que apresentamos anteriormente, digamos assim, é um cardápio completo, de forma que você possa entender o “todo” e identificar aquilo que interessa ao seu caso, às suas necessidades.
Para não complicar e fazer do planejamento uma ferramenta pouco útil, procure adotar o critério da simplicidade, uma característica daquilo que não é complicado, daquilo que não necessita de explicação e tem facilidade de ser compreendido. A simplicidade se caracteriza pela ausência de adornos e periféricos desnecessários.
Mas por que complicamos as coisas, inclusive o planejamento? Esta é uma pergunta interessante, já que muitas vezes nós caímos na armadilha de optar por sistemas ditos completos, com gráficos coloridos e tabelas com inúmeras correlações, aplicativos diversos que apresentam correlações e projeções de tudo que se possa imaginar, enfim, uma parafernália que acaba gerando uma forte tentação para colocar uma inutilidade a mais no escopo de nossas análises. Isso consome nosso tempo e não agrega valor ao trabalho.
Não se esqueça que é assim que as coisas geralmente funcionam:
– se você não conhece e não entende os limites das suas reais necessidades você acaba consumindo coisas que não precisa;
– ou com um pouco de humor, é assim que tentam nos vender inutilidades: eu não sei qual é o seu problema, mas tenho uma ótima solução para você…
Mas como evitar isso na prática? O que fazer para que o planejamento seja simples?
Basicamente, buscando sempre o pleno conhecimento de suas reais necessidades por meio da análise de seus processos e seus controles. Sem o domínio desse conhecimento, o planejamento se transforma em um jogo de tentativas e erros gerando um ciclo vicioso do tipo: não planejo porque não funciona e não funciona porque não planejo!
Comece sempre a partir do conhecimento das informações relevantes que determinam o que deve ser feito, quando e com que recursos. Isso vai facilitar sua vida e organizar seu tempo.
MELHORIA CONTÍNUA E OS MÉTODOS PDCA E 5W2H
Para o plano operacional, nosso entendimento é que com a utilização do ciclo PDCA e do método 5W2H, temos os elementos suficientes para elaborarmos o plano. Vamos conferir?
O ciclo PDCA é assim chamado devido ao termo em inglês de cada uma de suas quatro etapas:
P: do verbo “to Plan”, ou planejar.
D: do verbo “to Do”, fazer ou executar.
C: do verbo “to Check”, checar, analisar ou verificar.
A: do verbo “to Act”, agir de forma a corrigir ou prevenir eventuais erros ou falhas.
Essa sequência de atividades compõe um ciclo que se renova conforme frequência definida ou cada vez que um desvio ou problema relevante é detectado. A dinâmica desse processo é chamada de “girar o PDCA”. Veja a figura a seguir.
Outro método útil para elaborarmos o planejamento operacional, que na realidade se complementa com o PDCA e vice-versa, é o 5W2H. Trata-se de um método muito simples cuja base são as respostas para sete perguntas essenciais, que podem definir o escopo de um plano de ação.
5W
What (o que fazer?) Why (por que fazer?) Where (onde vai fazer?)
When (quando vai fazer?) Who (quem vai fazer?)
2H
How (como vai fazer?) How Much (quanto vai custar?)
Responder essas perguntas é um exercício que vai permitir que você considere as variáveis que devem compor o seu plano operacional. Lembre-se da simplicidade; selecione apenas o necessário.
FIGURA DO CICLO PDCA
Inicie sempre pelo que deve ser feito e por quê deve ser feito. Descreva as atividades e tarefas que serão realizadas no âmbito operacional, tais como a identificação do paciente, seu histórico médico, a avaliação inicial, o exame físico, a avaliação funcional, a conclusão do diagnóstico, os objetivos terapêuticos a serem atingidos; a duração do tratamento.
Defina os recursos necessários para executar as atividades operacionais. Isso pode incluir recursos humanos, equipamentos, instalações, matérias-primas, tecnologia, entre outros. É importante garantir que os recursos estejam disponíveis no momento adequado e em quantidade suficiente.
Defina as responsabilidades e atribuições; quem será responsável por cada atividade ou tarefa. É fundamental designar claramente as responsabilidades para garantir que todas as atividades sejam realizadas de forma eficiente e eficaz. Não se esqueça de avaliar se as competências disponíveis pelo grupo executor são suficientes ou se alguém necessita de treinamento ou capacitação.
Elabore o cronograma estabelecendo um calendário que descreva o tempo necessário para a execução e conclusão de cada atividade. O cronograma ajuda a gerenciar o tempo e os prazos, permitindo que a equipe se planeje adequadamente e acompanhe o progresso das tarefas.
Se necessário, defina indicadores de desempenho. Esses indicadores podem abranger aspectos como produtividade, qualidade, eficiência, satisfação do cliente, entre outros. Eles permitem monitorar o progresso e identificar áreas que precisam ser aprimoradas.
Também se necessário, defina um plano de contingências com medidas alternativas para lidar com possíveis imprevistos ou situações de crise que possam afetar as operações. O plano de contingência descreve as ações a serem tomadas em caso de eventos adversos, como falhas nos equipamentos, escassez de recursos ou interrupções no fornecimento. Organize os parâmetros selecionados e conclua o planejamento da intervenção terapêutica e o Plano de ação.
Execute o plano de ação conforme planejado e colete os dados e resultados da evolução e do atingimento dos objetivos terapêuticos e demais objetivos estabelecidos.
As metas foram atingidas? Aconteceu conforme planejado? Caso negativo, identifique as causas básicas desses desvios.
Reavalie o plano de ação e verifique o que necessita ser replanejado; redefina as metas, se necessário. Execute como foi replanejado dando início a um novo ciclo PDCA.
O que você achou? Parece complicado, mas é muito simples desde que você perceba a utilidade de usar o planejamento como recurso permanente para aumentar a eficácia e eficiência de suas atividades.
Se você ainda não se convenceu então pare um pouco e pense no seguinte: você sabia que o planejamento é uma das funções executivas que desempenham um papel crucial no nosso pensamento e comportamento diários? As funções executivas são habilidades cognitivas que permitem ao indivíduo realizar atividades como planejar, executar, avaliar e corrigir um plano de ação, tomar decisões e resolver problemas complexos. Na doença de Parkinson há um comprometimento das funções executivas do indivíduo relacionadas ao controle das outras funções cognitivas e comportamentais do cérebro.
Como palavras finais deixo um desafio para você: procure olhar em volta e verificar quantas vezes você girou o PDCA ao longo do dia em suas atividades cotidianas. Você vai se surpreender como essa prática é importante para nós.
Espero que vocês tenham gostado do texto apesar de seu tamanho.
Aproveitem e até a próxima.
[1] Caso deseje saber mais sobre estudos do futuro e estratégias das organizações, você pode consultar a revista Future studies research journal: trends and strategies 2023 (https://www.revistafuture.org/fsrj/index), editada em inglês e disponível também em português, que divulga a produção intelectual sobre o assunto para organizações de diferentes setores.